Kennen Sie diese Momente im Büro, in denen Missverständnisse – vorzugsweise auch noch montags oder freitags – zum Albtraum werden? Nach Stunden konzentrierter Arbeit merkt man plötzlich: Das war gerade komplett umsonst, weil irgendwo ein kleines Missverständnis entstanden ist, das aus fehlenden Infos resultiert.
Genau so einen „Aufreger der Woche“ hat mir neulich eine NoFa aus einem anderen Büro erzählt. Er zeigt ziemlich eindrücklich, wie schnell im Notariat aus Routine Doppelarbeit werden kann…
Es war ein Montag (natürlich war es ein Montag), an dem ihr der Notar einen Auftrag für die Erstellung eines Immobilienkaufvertrages weiterleitete. Wie es sich für einen klassischen Auftrag an einem Montag gehört, präsentierte er sich als ganz reizender Fall: Bei den Verkäufern handelte es sich um Erbengemeinschaften in einer Erbengemeinschaft mit zwei Handvoll Beteiligter. Die Käufer wollten in GbR erwerben, das Grundstück lag in einem anderen (weit entfernten) Bundesland und somit in unbekanntem Terrain.
Natürlich benötigte die Bank den Kaufvertrag am besten gestern und der Beurkundungstermin sollte schon vorgestern gewesen sein. Ein typischer Entwurf für einen Montag eben!
Also machte sie sich ans Werk. Sie ließ die Tasten vibrieren, als sie alle Verkäufer im Vorgang anlegte. Sie recherchierte die Gemeinde für die Vorkaufsrechtsverzichtserklärung, klopfte bundeslandspezifische Vorkaufsrechte ab und erstellte obendrein noch die Anmeldung zum Gesellschaftsregister für die GbR. Ihr Kaufvertragsentwurf war noch am selben Vormittag druckreif und sie legte ihn ihrem Chef zur Prüfung vor.
Doch ehe sie sich für ihren Sprint selbst auf die Schulter klopfen konnte, schob der Notar die Akte zurück und gab zu: „Mist, den Entwurf hatte ich heute früh schon an jemand anderen intern weitergeleitet. Der Entwurf ist gerade eben rausgegangen.“
Bitte was? All die Arbeit umsonst? Jawohl!
Anstatt den Entwurf zu versenden, löschte sie den Vorgang. Denn zwei verschiedene Aktenzeichen für ein und dieselbe Sache brauchte es definitiv nicht.
Teamwork makes a dream work
Von solchen Situationen, in denen es zu Missverständnissen innerhalb des Büros kommt, hört man öfter. Sie kennen es sicherlich. Egal ob im Notariat oder im Einzelhandel: Wo Menschen kommunizieren – oder eben auch nicht kommunizieren – kommt es gelegentlich zu Missverständnissen. Diese Missverständnisse senken die Motivation, können zu Streitereien führen und sich schlussendlich auf die Leistung auswirken.
Doch wie kann man diesen Missverständnissen entgegenwirken? Gibt es Vorgehensweisen oder Regeln, die präventiv wirken können?
Damit ein Team reibungslos funktionieren kann, braucht es in meinen Augen zum einen funktionierende Kommunikation unter den Angestellten und mit dem Notar. Zum anderen definierte Abläufe und klare Strukturen. Bezogen auf die Arbeit im Notariat heißt das: Die Definition von eindeutigen Ablaufbeschreibungen und Aufgabenbereichen, die dem gesamten Notariat bekannt gemacht sind, wirkt Missverständnissen in der Zuständigkeit entgegen.
Mögliche Verteilung in der Zuständigkeit wären z. B.:
- Zuständigkeiten nach dem Alphabet: Mandanten mit den Anfangsbuchstaben A-D im Nachnamen werden von Mitarbeiterin x betreut, Mitarbeiter y übernimmt die Buchstaben E-H, usw.;
- Zuständigkeiten je Notar: Aufträge für Notarin1 werden von Mitarbeiterin x betreut, Mitarbeiterin y übernimmt Notar2;
- Zuständigkeiten nach Aufgabenbereichen: Handelsregisterangelegenheiten betreut Mitarbeiterin x, Immobilienangelegenheiten teilen sich Mitarbeiter y und z.
Natürlich lassen sich die Aufgabenverteilungen auch miteinander kombinieren.
Ich persönlich bin ein Fan von abgesteckten Zuständigkeiten. So werden zum einen Missverständnisse in der Bearbeitung minimiert. Wäre besagte Kollegin am Montagmorgen eigentlich nicht für den Fall zuständig gewesen, hätte sie vielleicht nochmal genauer nachgefragt oder das System überprüft und hätte ihre Arbeitszeit nicht auf einen doppelten Kaufvertragsentwurf verschwendet.
Zum anderen wird durch klar kommunizierte Zuständigkeiten Diskussionen oder gar Streitereien zwischen den Mitarbeitern entgegengewirkt, die andernfalls durch eine willkürliche Verteilung eine ungleiche Behandlung vermuten könnten.
Zu viele Köche verderben den Brei
Sodann ist es wichtig, dass die Zuteilung der Aufträge durch eine zentrale Position intern nach den oben genannten Regeln erfolgt. Möglich wäre z. B. die Verteilung durch den Notar. Allerdings muss der Notar in seiner täglichen Flut an E-Mails, Telefonaten und Beurkundungen sowieso schon versuchen, den Überblick zu behalten, um keinen Schiffbruch zu erleiden. Vielleicht wäre es eine bessere Methode für den Notar, das Ruder aus der Hand zu geben und eine zentrale Stelle zur Verteilung der eingehenden Nachrichten und Aufträge zu bestimmen. Hierfür bietet sich zum Beispiel der Empfang an, der das Eingangspostfach einsieht und überwacht.
Neben den Zuständigkeiten können auch fehlende oder lückenhafte Informationen sehr schnell zu Missverständnissen führen. Sie haben den Klassiker aus dieser Rubrik sicher auch schon erlebt oder davon gehört:
An einem Freitagnachmittag (natürlich an einem Freitagnachmittag) dreht der Notar gut gelaunt eine Runde durchs Büro und erinnert alle: Wie schon lange bekannt, hat er nächste Woche Urlaub. Urlaub? Moment mal! Wusste man das? Wenn man es doch hätte wissen müssen, wieso liegen da noch nicht bearbeitete Unterschriftsbeglaubigungen auf dem To-Do-Stapel? Panik!
Wie sollte man also am besten mit organisatorischen Informationen umgehen? Nur unregelmäßig verschickte Rundmails mit kryptischen Betreffzeilen, die ungelesen bleiben oder überlesen werden, helfen hier eher nicht weiter.
Wie wäre es stattdessen mit einem internen Newsletter, der immer zum Wochenanfang an alle verschickt oder zum Wochenanfang allen zugänglich gemacht wird und so fest in den Arbeitsablauf integriert ist?
Mögliche Inhalte eines wöchentlichen Newsletters könnten sein:
- Urlaubs- und Krankheitsvertretungen: Wer vertritt wen?
- Notarvertretungen
- Geburtstage und Jubiläen: Wer vergisst schon gern den Geburtstag einer Kollegin?
- Gerichtstouren: Werden bestimmte Amtsgerichte diese Woche angefahren oder stellt zufällig diese Woche ein Gericht auf den elektronischen Rechtsverkehr um?
- Besondere Ereignisse wie z. B. Abschlussprüfungen von Auszubildenden
Einheitliche Abläufe
Zusätzlich demotivierend kann es sein, aus einer anspruchsvollen Sache, die volle Konzentration erfordert, ständig wegen Rückfragen zu anderen Vorgängen herausgerissen zu werden.
Wieder ein Beispiel: Man stelle sich vor, man brütet gerade über dem Montagskaufvertrag aus meiner obigen Erzählung. Währenddessen klingelt ohnehin schon häufig das Telefon, es ist schließlich Montag. Und dann stürmt noch eine Kollegin oder ein Notar dazu und hakt nach, ob man die Grundbücher für den jetzt im aktuellen Termin zu beurkundenden Kaufvertrag geprüft hat.
Man fragt sich dann natürlich zuerst panisch, ob man das ECHT vergessen hat. Um sich dann daran zu erinnern, dass man es NATÜRLICH am Vortag überprüft und mit Abkürzungen in der Akte vermerkt hat. Blöd nur, wenn der Gegenüber diese Abkürzungen nicht versteht.
Klare Abläufe, klare interne Abkürzungen und Workflows in einem Notariat können da helfen und Missverständnisse minimieren. Klar, es kann nicht jeder exakt so arbeiten wie die Kollegin. Aber auf gewisse Standards sollte sich schon geeinigt werden, damit niemand Rätselraten muss.
So würden in diesem Fall intern abgestimmte Abkürzungen oder einheitliche Stempel helfen zu verstehen, dass der Grundbuchauszug in diesem Fall aktuell überprüft wurde.
Was noch tun?
- Hektik minimieren: Wäre besagte Kollegin im Montags-Beispiel nicht unter Zeitdruck gewesen, hätte sie eventuell Gelegenheit gehabt, das System auf die Beteiligten zu überprüfen. Wäre der Notar nicht in Hektik verfallen, hätte er sich erinnert und den Auftrag nicht zweifach weitergeleitet.
- Rückfragen stellen: Es ist vollkommen legitim, wenn Ihnen die „Vinkulierungsklausel“ nicht sofort etwas sagt oder Sie eine „Sprungauflassung“ mangels weiterer Informationen nicht gleich durchblicken. Mit gezielten Nachfragen lassen sich falsche Annahmen schnell aus dem Weg räumen.
- Digitale Kommunikation: Textnachrichten fehlt es ohnehin schon an nonverbalen Hinweisen. Wenn es dann noch an Groß- und Kleinschreibung oder an Satzzeichen mangelt, sind Missverständnisse vorprogrammiert. Nehmen Sie sich also Zeit, in ganzen Sätzen zu kommunizieren, oder greifen Sie kurzerhand zum Telefon.
- Klare Vertretungsregelungen: Es muss klar definiert sein, wer wen im Krankheits- oder Urlaubsfall vertritt. Nur so vermeidet man Doppelungen und unnötigen Stress.
Wir wissen alle, „das perfekte Büro“ ist eine Illusion, der wir alle nachjagen. Wo verschiedene Menschen arbeiten, gibt es auch vorprogrammierte Missverständnisse. Aber gemeinsam können wir versuchen, unseren Alltag zu optimieren und uns allen das Leben etwas perfekter zu machen. Es braucht nicht viel, um Missverständnisse rechtzeitig aus dem Weg zu räumen. Oftmals hilft das gesprochene Wort, vieles regeln Routinen und einheitliche Abläufe. Oder was meinen Sie?
