I. Einleitung
Die Möglichkeiten Beurkundungen digital umzusetzen sind weitreichender geworden – dies durch das am 29.12.2025 in Kraft getretene Gesetz zur Einführung einer elektronischen Präsenzbeurkundung. (Die Verkündung erfolgte im BGBl I, Nr. 320 v. 12.12.2025.) Damit greift ein wichtiger Fortschritt, durch Digitalisierung der Abwicklungsprozesse zwischen Notariaten und Gerichten die Arbeit effizienter zu gestalten. Störende Medienbrüche können unterbleiben (bei Medienbrüchen können Unterbrechungen und Wechsel von Kommunikations- und Informationsträger Fehler und Verzögerungen verursachen).
Elektronische Gerichtsakte
Nun ist es an der Zeit, sich mit den neu bestehenden Möglichkeiten der elektronischen Präsenzbeurkundungen auseinanderzusetzen. Wie wirken ggf. die verschiedenen gesetzlichen Veränderungen? Die Gerichte müssen seit dem 1.1.2026 die Gerichtsakten nun auch elektronisch führen. (BT-Drucks 20/11849, S. 1.) Mit einem sinnvollen Einsatz der elektronischen Präsenzbeurkundung kann ein Notariat Fehler vermeiden. Zeit kann sowohl auf der Seite der Notariate wie auch auf der Seite der Gerichte eingespart werden.
Elektronische Präsenzbeurkundung
Vor dem ersten Einsatz der neuen Möglichkeiten sollte sich die Notarinnen und Notare und deren Mitarbeitende mit den Veränderungen genau auseinandersetzen und schauen, wo der Einsatz für sie zunächst sinnvoll ist, wo eine elektronische Präsenzbeurkundung grundsätzlich unterbleiben sollte und welche neuen Fehlerquellen oder Unwirksamkeitsfolgen es von Beginn an zu meiden gilt.
II. Technische Voraussetzungen
Für die Einrichtung des Beurkundungsraums wird empfohlen:
- ein Laptop / Computer mit XNP und Textverarbeitungsprogramm,
- ein Kartenlesegerät,
- ein Unterschriften-Pad (für die Beteiligten) oder mehrere.
Liste der BNotK
Um Entwürfe der Urkunden mit den Beteiligten zu teilen, kann ein separater Bildschirm nützlich sein und je nach Anzahl der USB-Steckplätze ein USB-Hub. (Anlage 1, S. 2 des Rundschreibens Nr. 4/2025 v. 19.12.2025 der BNotK.) Modelle der Unterschriften-Pads, die aktuell unterstützt werden (Änderungen sind mit der Zeit zu erwarten) können in der Onlinehilfe der BNotK abgerufen werden. (Https://onlinehilfe.bnotk.de/) Bevor also Geräte für die elektronische Präsenzbeurkundung angeschafft werden, sollte die Liste der BNotK auf die aktuell geeigneten Geräte in Augenschein genommen werden, damit nicht ggf. ungeeignete Geräte angeschafft werden.
Vor der ersten Präsenzbeurkundung bedarf es der initialen Einrichtung des neuen „XNP-Modul eBeurkundung“. (Anlage 1, S. 1 Ziff. 1 zum Rundschreiben Nr. 4/2025 der BNotK v. 19.12.2025.)
III. Zum Ablauf der elektronischen Präsenzbeurkundung
Entscheidungsfreiheit
Die Person, die das notarielle Amt innehat, ist grundsätzlich frei in ihrer Entscheidung, ob eine Beurkundung auf herkömmliche Weise in Papierform, § 8 Abs. 1 BeurkG oder, ggf. in der ermöglichten elektronischer Präsenzform (§ 8 Abs. 2 BeurkG) stattfindet. Die Durchführung in den Amtsräumen kann daher, wie bislang auf herkömmliche Weise durchgeführt werden; die Notarinnen und Notare sind nicht zur Umsetzung der elektronischen Präsenzbeurkundung verpflichtet. So könnte bspw. ein 68-jähriger Nur-Notar, der sein Amt bis zum 70-Lebensjahr führen darf, ggf. gänzlich davon absehen, elektronische Präsenzbeurkundungen durchzuführen.
Kurzanleitung
Die Bundesnotarkammer hat vorgearbeitet und eine Kurzanleitung elektronische Präsenzbeurkundung den Notarinnen und Notaren zur Verfügung gestellt. (Anlage 2, S. 1–4 zum Rundschreiben Nr. 4/2025 der BNotK v. 19.12.2025.) Sie empfiehlt, die Verhandlung einer Beurkundung nicht im XNP-Modul eBeurkundung zu starten, sondern sie im Textverarbeitungsprogramm zu beginnen, bspw. in MS Word oder in der Notarsoftware. Aus dem Textverarbeitungsprogramm kann der Notar den Text der Urkunde vorlesen und bei etwaigen Änderungen diese sogleich selbst einfügen. Das ist ein Vorteil, weil es in der notariellen Praxis häufiger schwierig und zeitaufwendig sein kann, wenn Mitarbeitende nach einer Beurkundung für die Erstellung einer Reinschrift handschriftliche Einfügungen ihres Notars auswerten, lesen und korrigieren müssen. Durch eine sofortige Einfügung der verhandelten Korrekturen kann erheblich Zeit eingespart werden und es können Fehler, die nachträglich einer Korrektur bedürfen gemindert werden. Dies spricht für die elektronische Präsenzbeurkundung.
UVZ
Wichtig: Vergabe/Einfügen der UVZ vor der Signatur! Die UVZ-Nummer muss unbedingt schon vor der Signatur angebracht werden! Geschieht die Einfügung hingegen erst nach der Signatur des Notars, würde durch die UVZ-Nr.-Ergänzung das Dokument verändert werden. Bereits diese Veränderung würde zur Ungültigkeit der Signatur führen. Jede Ergänzung oder kleine Veränderung des Dokuments nach Anbringung der Notarsignatur führt zur Ungültigkeit der Signatur. (Siehe Hinweis in der Anlage 2 Rundschreiben BNotK Nr. 4/2025 v. 19.12.2025 in Ziff. 1.)
eBeurkundung
Der Notar meldet sich mit der Signaturkarte in XNP an und öffnet das Modul eBeurkundung. Sobald die Urkunde inhaltlich finalisiert ist, also die Änderungen des Notars eingearbeitet und die UVZ-Nummer bereits eingefügt wurde, muss die Urkunde im XNP-Modul eBeurkundung geöffnet werden – das kann per Drag and Drop der Textdatei im dafür vorgesehenen Feld erfolgen. Wenn die Notarsoftware dies nicht zulassen sollte, ist ein Zwischenergebnis zu speichern. Soweit kein PDF-Dokument hochgeladen wird, erfolgt automatisch eine Konvertierung in dieses Format. In diesen Fällen ist die inhaltliche Übereinstimmung mit dem hochgeladenen Dokument zu prüfen.
Unterschriftenfelder
Nach der Öffnung des Dokuments werden die Unterschriftenfelder für die Beteiligten angebracht. Mit der entsprechenden Funktion sind alle Unterschriftenfelder auf einer neuen Seite zu platzieren.
Bei Beglaubigungen bietet es sich an, die Unterschriftenfelder einzeln zu platzieren, da sich diese regelmäßig nicht alle auf einer Seite Befinden sollen. Dazu ist „Auf diese Seite Positionieren“ anzuklicken. Anlagen sollten beigefügt werden, nachdem die Unterschriftenfelder platziert wurden. Das Beifügen ist per Drag and Drop (Ziehen und Ablegen) oder über das „+Symbol“ möglich. Dann werden die Beteiligten nacheinander zur Unterschrift aufgefordert. Zuletzt bringt der Notar mittels PIN-Eingabe seine qualifizierte elektronische Signatur an. Sodann wird die elektronische Urkunde abgespeichert.
Erklärvideo
Zur Veranschaulichung des Prozesses hat die Bundesnotarkammer ein Erklärvideo bereitgestellt, abrufbar unter https://onlinehilfe.bnotk.de/einrichtungen/bundesnotarkammer/ebeurkundung.html.
IV. Unzulässige elektronische Urkunden
Nicht jeder Vorgang für eine notarielle Urkunde darf durch eine elektronische Präsenzbeurkundung erledigt werden. So bestimmt § 31 BeurkG nun: „Über die Errichtung einer Verfügung von Todes wegen darf keine elektronische Niederschrift aufgenommen werden“.
Folgen bei Verstoß
Ein Verstoß gegen diese Soll-Bestimmung durch unzulässige elektronische Präsenzbeurkundung einer letztwilligen Verfügung würde zwar nicht zur Unwirksamkeit der letztwilligen Verfügung führen, aber nicht abschätzbare Probleme bei der amtlichen Verwahrung sowie bei der Eröffnung der letztwilligen Verfügung nach sich ziehen. Die Bundesnotarkammer schlägt zur Lösung, falls eine unzulässige elektronische Präsenzbeurkundung insoweit stattgefunden haben sollte, vor:
„Die Errichtung der letztwilligen Verfügung sollte neu im papierförmigen Verfahren unter Aufhebung der elektronisch (unzulässig) errichteten letztwilligen Verfügung vorgenommen werden.“ (Siehe Anlage 3, S. 1 zum Rundschreiben der BNotK Nr. 4/2025 v. 19.12.2025.)
Der Notar sollte m.E. dann darauf hinwirken, dass so schnell wie möglich die neue zulässige Beurkundung vorgenommen wird, dies mit Blick darauf, dass an Testamentsbeurkundungen oft ältere Personen beteiligt sind und ein zu langer Prozess ggf. dieser Lösungsmöglichkeit durch Beeinträchtigungen oder Versterben der Beteiligten im Wege stehen könnte.
Testamente/Erbverträge
Nicht zulässig sind also Testamente oder Erbverträge im Rahmen der elektronischen Präsenzbeurkundung vorzunehmen. Das gilt besonders für:
- Widerrufstestamente (§ 2254 BGB),
- Widersprechende öffentliche Testamente (§ 2258 BGB),
- Aufhebungstestamente (§ 2291 Abs. 3 BGB),
- Rücktritte vom Erbvertrag durch Testament (§ 2297 BGB).
Ebenfalls unzulässig ist die Umsetzung einer elektronischen Präsenzbeurkundung für Urkunden, die das Erbrecht ggf. verändern. Die BNotK (Siehe unter II. der Anlage 3 zum BNotK-Rundschreiben 4/2025 v. 19.12.2025.) beschreibt als unzulässige Urkunden „Versteckte“ Verfügungen von Todes wegen.
Unzulässige Urkunden
Als unzulässige Urkunden führt sie insoweit auf:
- Vermächtnis betr. das Familienheim im Rahmen einer Scheidungsfolgenvereinbarung,
- Nachträgliche Ausgleichsanordnungen bzgl. früherer Zuwendungen, welche als Vorausvermächtnis gelten können,
- Konkludente Bestimmungen über die Verteilung der Pflichtteilslast unter mehreren Abkömmlingen in einem Übergabevertrag (§ 2324 BGB).
- Rechtswahl eines Erbrechts (auch konkludent möglich),
- Vormundbenennung im Rahmen einer Vorsorgevollmacht (§ 1782 Abs. 1 S. 1 BGB).
V. Vollmachten
Soll eine Vollmacht erteilt werden, kann der Notar sie im Rahmen der elektronischen Präsenzbeurkundung als Niederschrift protokollieren.
Schriftform
§ 126 BGB (Schriftform) lautet in Abs. 4 neu: „Als Erklärung in schriftlicher Form gilt auch eine öffentlich beglaubigte Erklärung nach § 129 Abs. (1) Nummer 2 oder eine Erklärung nach § 129 Abs. (3) BGB.“ Damit könnte zwar eine Vollmacht elektronisch unterzeichnet und vom Notar beglaubigt werden und die Vollmacht wirksam sein, aber: Es bestehen Unsicherheiten.
Unverändert bestimmt § 126 BGB die Anforderungen an die Schriftform. Nach § 126 Abs. 1 BGB muss der Aussteller der Urkunde diese eigenhändig durch Namensunterschrift (oder mittels notariell beglaubigten Handzeichens) unterzeichnen, wenn durch Gesetz die Schriftform vorgeschrieben ist.
Nach § 126 Abs. 2 S. 1 BGB ist unverändert bestimmt, dass Parteien, die einen Vertrag unterzeichnen, dies auf derselben Urkunde erledigen müssen. Nach § 126 Abs. 2 S. 2 BGB kann, wenn über den Vertrag mehrere gleichlautende Urkunden aufgenommen werden, jede Partei die für die andere Partei bestimmte Urkunde unterzeichnen. Hier ist zu empfehlen, die Seiten des Vertrages zu nummerieren und körperlich miteinander zu verbinden, etwa durch Heften mit einer Heftmaschine, auch wenn dies nicht zwingend sein soll. Da die Willenserklärungen der Parteien empfangsbedürftige sind (§ 130 Abs. 1 BGB), ist es besser, nach § 126 Abs. 1 BGB zu verfahren und auf demselben Vertragsdokument zu unterzeichnen. Dies kann bspw. mit einer Erst- und Zweitschrift geschehen. Jede Partei kann damit gut den Beweis führen, dass der Vertrag von beiden Parteien unterzeichnet und jeder Partei auch zugegangen ist.
Unverändert bestimmt § 126 Abs. 3 BGB, dass die schriftliche Form dann durch die elektronische Form (§ 126a BGB) gleichwertig ersetzt werden kann, wenn sich aus dem Gesetz nichts anderes ergibt. Voraussetzung dafür ist, dass alle Parteien mit der elektronischen Form einverstanden sind. (BT-Drucks 14/4987, S. 15 und S. 41 jeweils: „ausdrücklich einverstanden oder billigen nach Maßgabe ihrer bisherigen Geschäftsgepflogenheiten“.)
Namensunterschrift
Nach dem neu eingefügten § 126 Abs. 4 BGB gilt als Schriftformerklärung auch eine öffentlich beglaubigte Erklärung nach § 129 Abs. (1) S. 1 Nr. 2 oder eine Erklärung nach § 129 Abs. (3) BGB. § 129 Abs. 3 BGB lautet seit 29.12.2025 wie folgt neu: „Wurde eine Erklärung in einem elektronischen Dokument von dem Erklärenden mit einer notariell beglaubigten eigenhändigen elektronischen Namensunterschrift oder einem notariell beglaubigten eigenhändigen elektronischen Handzeichen versehen, so gilt sie als öffentlich beglaubigte Erklärung.“ Die eigenhändige elektronische Unterschrift bzw. „Namensunterschrift“ leistet der Beteiligte durch das technische Hilfsmittel und der Name wird bildlich dabei wiedergegeben. Insoweit dürfte der Begriff „Namensunterschrift“ gleichzusetzen sein mit dem der Unterschrift des Erklärenden.
Elektronische Vermerkurkunde
Der Hinweis der BNotK, Vollmachten derzeit unbedingt nicht als elektronische Vermerkurkunde zu errichten, (Vgl. BNotK in Ziff. IV. des Rundschreibens 4/2025 v. 19.12.2025.) sollte unbedingt beachtet werden, da die elektronische Vermerkurkunde durch Kopiervorgänge beliebig oft vervielfältigt werden kann, ohne zwischen der kopierten und der Ursprungsdatei unterscheiden zu können. Da bei der elektronischen Urkunde keine „geborene“ Unterschrift gesetzt ist fehlt ihr die Eigenschaft das Unikat zu sein. Zudem wird eine Urschrift zwingend in der notariellen Urkundensammlung verwahrt; sie kann nicht ausgehändigt werden und im Rechtsverkehr nicht den Rechtsschein des Fortbestehens der Vollmacht nach § 172 BGB begründen.
Derzeit gilt also:
„Vollmachten wie bisher beurkunden mit Papierform oder, wenn elektronisch, dann mit der elektronischen Präsenzbeurkundung als Niederschrift und keinesfalls mit elektronischen Beglaubigungsvermerk.“
VI. Erbausschlagungserklärung
Eine Erbausschlagungserklärung kann der Notar wie bislang mit seiner Unterschriftsbeglaubigung des Ausschlagenden versehen und sodann die notariell beglaubigte Urschrift dem Ausschlagenden an die Hand geben, der dann selbst die Urschrift beim Nachlassgericht abgibt oder in den Briefkasten des Gerichts einwirft.
Übernimmt der Notar für den Mandanten die Einreichung der Erbausschlagungserklärung, ist die elektronische Übermittlung dabei Wirksamkeitsvoraussetzung für die Verfahrenserklärung. (BR-Drucks 818/12, S. 36, 51.) Nunmehr kann also im Sinne des § 14b FamFG die Erbausschlagungserklärung auch durch die Übermittlung einer elektronischen beglaubigten Abschrift materiell-rechtlich wirksam zugehen.
Elektronische Übermittlung
Die BNotK empfiehlt aus Gründen der notariellen Vorsicht, die Übermittlung als elektronisch beglaubigte Abschrift an das Nachlassgericht, (BNotK Rundschreiben 4/2025, S. 7.) da nicht abschließend geklärt ist, ob § 14b Abs. 1 S. 1 FamFG nun der Papierform-Einreichung des Notars entgegensteht. Eine Klarstellung hatte die BNotK in ihrer Stellungnahme zum neuen Referentenentwurf angeregt, (Stellungnahme BNotK v. 27.6.2025, S. 6, 7.) diese blieb jedoch aus.
VII. Liste der Gesellschafter nach § 40 Abs. 1 GmbHG
Listen ohne Notarzuständigkeit
Jede Gesellschafterliste, die ausschließlich die Geschäftsführung der GmbH nach Veränderungen in den Personen der Gesellschafter oder deren Beteiligung aktualisieren muss (§ 40 Abs. 1 GmbHG), braucht nach wie vor die eigenhändige Unterschrift auf dem Listenpapier, so dass die Schriftform – § 126 Abs. 1 BGB – gewahrt ist. Solche Listen betreffen Veränderungen, bei denen der Notar nicht mitwirkt, z.B. der Tod eines Gesellschafters oder eine Heirat/Adoption/Namensänderung des Gesellschafters oder nach Umzug eine Änderung des Wohnorts. Ich empfehle, diese Gesellschafterlisten nach wie vor in Papierform mit eigenhändiger Unterschrift der Geschäftsführung zu erledigen und dann, wenn der Zuständigkeitsbereich dem Notar unklar sein sollte – ob eine Veränderung nach § 40 Abs. 1 GmbHG oder eine nach § 40 Abs. 2 GmbHG vorliegt – genauso, nur zusätzlich mit der Bescheinigung des Notars zu den Veränderungen.
Listen mit Notarzuständigkeit
Bei den Listen in der Zuständigkeit der Geschäftsführung kommt in Betracht, die elektronische Form (§ 126a Abs. 1 BGB) einzuhalten, indem der Notar die Unterschrift unter der Gesellschafterliste beglaubigt.
Übernehmerliste
Die Übernehmerliste anlässlich einer Kapitalerhöhung braucht ohnehin die Beglaubigung der Unterschrift; sie kommt nun auch in elektronischer Form in Betracht) oder die auf dem Papier geleistete Unterschrift des Geschäftsführers wird wie bisher vom Notar beglaubigt.
Wichtig: Die Gesellschafterliste anlässlich der Gründung einer GmbH schafft erst die Geschäftsanteile, die mit der Eintragung der GmbH in das Handelsregister entstehen. Insoweit handelt es sich – trotz der Beurkundung der GmbH-Gründung durch den Notar nicht um eine Veränderung, an der der Notar im Sinne von § 40 Abs. 2 GmbHG mitwirkt. Die Zuständigkeit der Unterzeichnung liegt also auch hier ausschließlich in der Geschäftsführerzuständigkeit. Die Gesellschafterliste muss daher nach wie vor in Papierform eigenhändig vom Geschäftsführer unterzeichnet werden und der Notar wird nach Einscannen die Unterlage i.d.R. an das Registergericht übermitteln. Optional könnte auch hier die Unterschrift der Geschäftsführer unter der Gründungs-Gesellschafterliste beglaubigt werden. (Rundschreiben BNotK v. 19.12.2025, S. 8.)
Tipp:
Machen Sie sich vor dem Start der ersten elektronischen Präsenzbeurkundung genau mit den Neuerungen und Veränderungen vertraut.
